7 خطوات لتكوين مؤشر الأداء

مؤشرات الأداء الرئيسية هي حجر الزاوية لفرض التغيير والتطوير الدائم. ومع ذلك، غالباً ما يتم فهمها بشكل خاطئ، مما يؤدي إلى التنفيذ غير السليم. لذلك، يحدد هذا المقال 7 خطوات لتكوين مؤشر الأداء، وكيف يمكنك تكوين مؤشرات أداء رئيسية فعالة لمؤسستك؟

خطوات تكوين مؤشر الأداء

يجب أن أعرف وأحدد سبع خطوات لتكوين مؤشر الأداء وهي:

1.    نوع مؤشر الأداء

أول خطوة من خطوات تكوين مؤشر الأداء هي تحديد نوع مؤشر الأداء، والذي يتكون من مجموعة من القيم؛ تقيس مدى التقدم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة، ويمكن تصنيف أنواع مؤشرات الأداء في إحدى الجوانب التالية:

• مؤشرات كمية مثل الإحصاءات والبيانات الرقمية المختلفة.
• مؤشرات تطبيقية كالتي تتعامل مع العمليات الموجودة في المنشأة.
• مؤشرات توجهية والتي توضح إن كانت المنشأة تتقدم وتتحسن أم لا.
• مؤشرات عملية توضح مدى رضا المنشأة عن أسلوب الرقابة على التغيير والتحسين.

كما يمكن تصنيف مؤشرات أداء جودة الشركات بشكل عام إلى خمس أنواع، وهي:

1. مؤشرات الأداء الخارجي للشركة: هي المؤشرات التي تقيس الأسواق والبيئة والمجتمع.
2. مؤشرات الأداء الداخلي للشركة: هي المؤشرات التي تقيس قدرة ومردود الشركة وفاعليتها ومدى استجابتها للتغييرات ومحيط العمل.
3. مؤشرات الأداء للمنتج: هي المؤشرات التي تتعلق باحتياجات الزبائن والمنافسة.
4. مؤشرات الأداء للعمليات: هي المؤشرات التي تقيس قدرة ومردود العمليات وفاعليتها وقابليتها للضبط.
5. مؤشرات الأداء للموارد البشرية: هي المؤشرات التي تقيس المهارات والقدرات والمعارف والتحفيز وتطوير العاملين.

الموضوعات ذات الصلة: 6 خطوات لبناء مؤشرات الأداء

2. قطبية المؤشر

من الضروري تحديد قطبية المؤشر عند تكوين مؤشر الأداء، وهذا يعني متابعة معدل التغير في الأحداث التي يكون احتمال حدوثها منخفض، والتي قد لا يتم الانتباه لها بشكل جيد، فإذا قمنا بالتركيز على قياس الأحداث والأمور الإيجابية فقط؛ يصبح لدينا خلل في تكوين مؤشر أداء فعال.

لذلك فإن الهدف من تكوين مؤشرات الأداء هو التركيز على مجالات الأداء التي بحاجة إلى تحسين، من خلال جمع بيانات آنية ودقيقة تقدم تصور واضح حول الجوانب التي بحاجة إلى تدخل قبل تفاقم الأمور.

إذا كان ارتفاع نتيجة المؤشر أمر جيد فإن “القطبية موجبة“

أما إذا كان ارتفاع نتيجة المؤشر أمر غير جيد فإن “القطبية سالبة”

الموضوعات ذات الصلة: مؤشرات الأداء الرئيسية (kpi) المفهوم والأنواع

3.    دورية قياس المؤشر

عند الوصول إلى هذه الخطوة عليك أن تعرف مجموعة من العناصر التي تحكم عملية اختيار دورية قياس المؤشر وهي سبعة عناصر فيما يلي:

1. تكلفة القياس
2. مصدر قياس قيم المؤشر
3. الموسمية
4. معدل التغير في قيمة المؤشر
5. سهولة قياس قيم المؤشر
6. مدخلات – عمليات – مخرجات – عوائد
7. أدوات القياس

الموضوعات ذات الصلة: الفرق بين إدارة الأداء وتقييم الأداء للموارد البشرية

4.    وضع قيم خط الأساس

بعد أن قمنا بتحديد كل من نوع مؤشر الأداء وقطبية المؤشر ودورية قياس المؤشر، علينا القيام بوضع قيم خط الأساس وتحديد القيمة الأساسية والقيمة الهدف وحدود الحالة.

القيمة الأساسية

هي حقل محسوب ينتج عنه قيمة. على سبيل المثال، يمكن أن تكون القيمة الأساسية رصداً للمبيعات أو ربحاً لفترة معينة.

القيمة الهدف

القيمة الهدف هي أيضاً حقل محسوب ينتج عنه قيمة، وقد تكون قيمة مطلقة. مثلاً يرغب مديرو الأعمال في شركة ما في تعقب المبيعات ووضع حصة محددة للوصول إليها، فهنا يعبر حقل الموازنة المحسوب عن القيمة الهدف.

حدود الحالة

يتم معرفة عتبة الحالة عن طريق النطاق ما بين حد منخفض وعتبة عالية، ويتم عرض رسم توضيحي يمثل عتبة الحالة لمساعدة المستخدمين في تحديد حالة القيمة الأساسية بسهولة من خلال مقارنتها بقيمة الهدف.

الموضوعات ذات الصلة: الفرق بين الإدارة الاستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي

5.    تحديد المستهدف

في الخطوة الخامسة من تكوين مؤشر الأداء هي تحديد مشكلة ما في العمل بحاجة إلى حل، أو هدف تسعى لتحقيقه.

المستهدف عبارة عن قيمة مطلوب تحقيقها للوصول إلى الهدف من الأداء لمؤشر معين، ويجب أن يكون المستهدف قابل للقياس وواقعي، قد يتضمن ذلك تحدياً وهو ما سينعكس إيجاباً على عمليات تحسين الأداء، وفي نفس الوقت قد يؤدي المستهدف الذي يسهل تحقيقه إلى الشعور بالرضا التام، وبالتالي عدم تحقيق أي تحسين أو تطوير فعلي.

الموضوعات ذات الصلة: 5 قواعد لتنمية الموارد البشرية في الشركات

6.    الصياغة اللفظية للمؤشر

نأتي هنا للصياغة اللفظية لمؤشرات الأداء والتي تمنحك ميزات إضافية وقيمة عالية، وهناك أربع خطوات عليك أخذها في الاعتبار عند صياغة مؤشرات الأداء، وهي:

1. تحديد الأهداف الاستراتيجية للشركة، كالغرض والهدف مما تقوم به من أعمال.
2. وضع تعريف محدد للإنجاز.
3. اتخاذ قرار بخصوص القياس.
4. كتابة مؤشرات أداء خاصة بالشركة؛ ألا تكون منسوخة من أماكن أخرى.

الموضوعات ذات الصلة: 5 أسرار هامة لنجاح مشروعك

7.    قياس جودة المؤشر

عند قياس جودة المؤشر نتطرق إلى خمس عناصر تستخدم في منهجية CREAM لقياس جودة المؤشرات، وهي:

• CLEAR = واضح
• RELEVANT= مناسب للغرض منه
• ECONOMIC= متاح بسعر مقبول
• ADEQUATE= كاف
• MEASURABLE = قابل للقياس

إن تكوين مؤشرات أداء فعالة يعـد أمـراً جوهريـاً لتمكيـن مؤسستك مـن متابعـة تقدمهـا وتحقيـق رؤيتها وأهدافها الاستراتيجية، لذلك فإن برنامج خبير مؤشرات الأداء الرئيسية يهـدف إلـى صقـل معـارف ومهـارات المشـاركين، لكي يتمكنـوا مـن تكوين لوحـات مؤشـرات أداء تدعـم بشكل فعال تنفيذ الاستراتيجية، ويعتمد البرنامـج علـى بعض النمـاذج الواقعيـة لمؤشـرات أداء العديـد مـن المنظمـات المحلية والعالمية.

وأخيراً يمكنك الاطلاع على المزيد من الدورات والبرامج التدريبية المميزة المتاحة على موقع معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي.

المصدر: برامج تدريبية – معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي

كاتب المقال : Israa Abo Edwan