10 أخطاء في التحليل الوظيفي للموارد البشرية

10 أخطاء في التحليل الوظيفي للموارد البشرية

هناك عشرة أخطاء في التحليل الوظيفي لابد من تجنبها أثناء إعداد بطاقات الوصف الوظيفي للموارد البشرية، ومن هذه الأخطاء ما يحدث قبل البدء في التحليل الوظيفي مثل عدم موافقة الإدارة العليا، ومنها ما يحدث أثناء التحليل الوظيفي مثل مشاكل جمع البيانات، وكذلك عند كتابة بطاقات الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي كعدم وجود المسئوليات. وفي السطور التالية توضيح ل 10 أخطاء في التحليل الوظيفي للموارد البشرية، فتابعوا.

أخطاء التحليل الوظيفي

عملية التحليل الوظيفي تعترضها الكثير من الأخطاء العملية المرتبطة بها، على الرغم من أنها قد تكون فعالة وعملية ومركزة، ولكنها في نفس الوقت قد تكون مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً وتعطل الموظفين. وكل هذا بسبب وجود بعض الأخطاء النموذجية التي يواجهها القائم على التحليل الوظيفي أثناء تنفيذ العملية. ومن هذه الأخطاء ما يلي:

الخطأ الأول: عدم دعم الإدارة العليا

تنشأ مشكلة كبيرة عندما لا يحصل محلل الوظيفة على الدعم من الإدارة العليا. وكذلك في حالة الاتصال غير السليم، قد يأخذ محلل الوظيفة المعلومات بطريقة خاطئة ويبدأ في البحث عن الخيارات الأخرى المتاحة، وقد يأخذ فكرة أن هذا يتم اتخاذه لطردهم أو اتخاذ أي إجراء ضدهم، ولتجنب مثل هذه الاحتمالات، يجب على الإدارة العليا أن تقوم بإيصال الرسالة الصحيحة بشكل فعال إلى القائم على التحليل الوظيفي.

في حين قد يدفع الحماس بعض محللي الوظائف بالتحليل دون الرجوع إلى الإدارة العليا والحصول على دعمها، والتي من الممكن أن تزوده بالموارد والأشخاص الفاعلين لإتمام عملية التحليل.

الموضوعات ذات الصلة: 5 عناصر هامة لتقييم الأداء

الخطأ الثاني: عدم مشاركة المشرف المباشر

من أخطاء التحليل الوظيفي أيضاً عدم مشاركة المشرف المباشر، حيث يتسرع البعض عند القيام بعملية التحليل الوظيفي، فيقوم بجمع الموظفين وتوجيه الأسئلة لهم دون الرجوع إلى المشرف المباشر ووضعه في صورة الوضع الكلية.

الخطأ الثالث: استخدام الأسئلة المفتوحة KSA  

كثير من القائمين على التحليل الوظيفي يستخدمون في استمارة التحليل الوظيفي أسئلة مفتوحة، وهذا الأمر غير مهني إطلاقاً خاصة في عملية التحليل الوظيفي، لأن الموظفون يجدون صعوبة في التعامل مع الأسئلة المفتوحة لتعدد إجاباتها، خاصة الأسئلة التي تتعلق بالـ KSA (المعرفة، المهارات، السلوك). على سبيل المثال: في سؤال ما هو المؤهل العلمي الذي تحتاجه وظيفتك الحالية؟ فهذا سؤال مفتوح حيث ينبغي تعديله بوضعه في جدول يشتمل على خيارات مع ذكر سبب الإجابة.

الموضوعات ذات الصلة: 4 حلول أكيدة لضعف أداء الموظف

الخطأ الرابع: سؤال ما مؤهلك؟

من الأخطاء الشائعة في التحليل الوظيفي استخدام سؤال ما مؤهلك؟ لأننا هنا نسأل عن الوصف المعياري للوظيفة، وليس وصف شاغل الوظيفة الحالي. فقد يرتكب محلل الوظيفة خطأ عندما يسأل على سبيل المثال سكرتير لديه دكتوراه في مجاله عن مؤهله، ومن ثم يستخدم هذا المؤهل لوضعه في بطاقة الوصف الوظيفي.

وعندما تقوم الشركة بالإعلان لشاغر وظيفي لوظيفة سكرتارية، فإنها تعرض في الوصف الوظيفي، يشترط حصوله على دكتوراه!!

والصواب: استخدام سؤال ما هو المؤهل المطلوب لشاغل الوظيفة بعيداً عن مؤهلك الفعلي؟

الخطأ الخامس: سوء تصحيح البيانات

يحدث سوء تصحيح البيانات نتيجة ارتكاب نوعين من الأخطاء:

النوع الأول: هناك من لا يصحح البيانات أصلاً، ولا يقوم بمقارنة المعلومات التي حصل عليها محلل الوظيفة مع معيار آخر لإيضاح الفرق بينهما.

النوع الثاني: الاعتماد بشكل كبير على المشرف في عملية تصحيح البيانات بعد جمعها من الموظفين، وهذا موجود بكثرةً في الشركات.

الموضوعات ذات الصلة: كيف تنشئ إدارة الموارد البشرية في 5 خطوات؟

الخطأ السادس: السمات بدون سلوك (الجدارة)

من الأخطاء الشائعة في التحليل الوظيفي كتابة السمات فقط على سبيل المثال، الأمانة، الصدق، حب العمل وهكذا دون وصف للسلوك، لذلك يجب استخدام نموذج “الجدارة” والذي يشتمل على السمات والسلوك التي يتم التعامل معه لتحقيق تلك السمة.

الخطأ السابع: استخدام جملة حلقة الوصل في المهام

من أكثر الجملة المبهمة شيوعاً في بطاقات الوصف الوظيفي استخدام جملة “حلقة وصل”، ويقصد بها أنه يجب على المحلل الوظيفي أن يربط الإدارة العليا بالمرؤوسين. وينبغي استبدال هذه الجملة بمصطلحات أكثر وضوحاً خاصة في المهام المطلوبة من الموظف، على سبيل المثال إعداد الخطط التنفيذية.

الموضوعات ذات الصلة: 6 أخطاء يقع فيها أصحاب الشركات الصغيرة وحلولها

الخطأ الثامن: إغفال المخاطر في بطاقات الوصف الوظيفي

من الأخطاء الشائعة في التحليل الوظيفي عدم تضمين المخاطر ضمن متطلبات الوظيفة في بطاقات الوصف والتوصيف الوظيفي لها، حتى لو لم تتضمن الوظيفة أي مخاطر إلا أنه يجب أن تحتوي على هذا البند وذكر أنها بدون مخاطر.

الخطأ التاسع: إغفال مسؤولية العُهد / السجلات

أخطاء يقع فيها من يقوم بإعداد بطاقات الوصف الوظيفي هي إغفال مسؤولية العهد أو السجلات، حيث تشتمل بعض الوظائف على بعض المسئوليات المتعلقة بالعهد والسجلات، على سبيل المثال، سجلات هامة؛ أموال وأمانات، إذا يجب توضيح ذلك ضمن بطاقة الوصف الوظيفي.

الموضوعات ذات الصلة: مهارات إعادة هيكلة الموارد البشرية

الخطأ العاشر: عدم مساواة الوصف الوظيفي للتوصيف الوظيفي

الخطأ الأخير من أخطاء التحليل الوظيفي يتمثل في عدم مساواة الوصف الوظيفي لشاغل الوظيفة الحالي، فقد يطلب الاعلان الوظيفي لوظيفة ما الكثير من الخبرات والمؤهلات التي قد لا تحتاجها الوظيفة، وهذا يؤدي إلى معدل دوران عالٍ جداً.

ومع ذلك فقد يكون هناك العديد من المشاكل الأخرى التي تظهر أثناء عملية التحليل الوظيفي، على سبيل المثال ضيق الوقت وقلة الموارد؛ والتشويه من شاغل الوظيفة؛ ونقص التواصل؛ والاستبيانات غير الصحيحة وغيرها، فإذا كنت صاحب عمل أو مدير للموارد البشرية وترغب في تنمية المهارات الإدارية لديك وإتقان التخطيط الاستراتيجي وإعادة الهيكلة، يمكنك الالتحاق في برنامج استشاري الهيكلة والتطوير التنظيمي المعتمد، والذي تم تصميمه ليساعدك على تطوير المهارات الإدارية، وتحسين أساليب العمل المتبعة وتطوير مستوى الموظفين في إطار العمل وأيضاً على الصعيد الشخصي.

المصادر:

كاتب المقال : Israa Abo Edwan