مهارات إعداد دليل السياسات والإجراءات
الحلم الذي يراود كل صاحب عمل هو أن يكون لديه موظفين أكفاء، وتواصل فعال، وربح منتظم، ومع ذلك فإن الحفاظ على الثلاثة معاً ليس أمراً سهلاً، فكلما نمت شركتك، ازدادت صعوبة التواصل وأصبح ضمان تحقيق أهداف شركتك مرتبطاً بقيام موظفيك بمهامهم بكفاءة! وللحفاظ على النجاح، تحتاج إلى مهارات إعداد دليل السياسات والإجراءات لتوجيه عملياتها واستراتيجياتها، فعندها تحدد السياسات التوقعات لسلوكيات الموظفين، وتحدد الإجراءات الخطوات اللازمة لذلك، ليصبح هناك اتساق في الممارسة وجودة في المخرجات.
ماذا نعني بدليل السياسات والإجراءات؟
تم تصميم السياسات والإجراءات لتوجيه الموظفين وتوضيح الطريقة الصحيحة للعمل والتصرف. إنها تعكس القيم التي تؤمن بها، وتحدد توقعاتك من الموظفين، وتضع أساساً قوياً لنجاح شركتك.
يمكن اعتبار دليل السياسات والإجراءات المصدر الوحيد للحقيقة حيث يمكن للموظفين العثور على معلومات موثوقة حول أفضل ممارسات الشركة ومعايير العمل والسياسات الرئيسية والإجراءات التدريجية لتحقيق النجاح في العمل.
ما الذي يتضمنه دليل السياسات والإجراءات؟
هناك بعض الموضوعات الرئيسية التي يجب أن يشملها دليل السياسة والإجراءات وهي:
- مزايا الموظفين.
- سياسات العمل عن بعد.
- مدونة قواعد السلوك في مكان العمل.
- سياسات الموارد البشرية.
- سياسات الإجازة.
- إجراءات تنفيذ المهام.
- إجراءات الطوارئ.
- إرشادات الصحة والسلامة.
- الهيكل التنظيمي.
- التسلسل الهرمي للموظفين.
- الأوصاف الوظيفية.
قد يهمك: مهارات اخصائي التطوير التنظيمي وإعادة الهيكلة
كيف أعرف أن شركتي بحاجة إلى سياسات وإجراءات عمل؟
لا شك أن أي شركة لا يمكنها البدء في أي عمل دون سياسات وإجراءات داخلية تنظم العمل والعلاقات بين أطرافه وتحدد بدقة المسؤوليات والأدوار التي تقع على الموظفين.
فإذا كنت تعاني من واحدة من المشكلات التالية فأنت بحاجة إلى إعداد سياسات وإجراءات العمل:
- عدم وضوح الإجراءات الإدارية.
- عدم تحديد صلاحيات كل فرد داخل الشركة.
- عدم تحديد صلاحيات اتخاذ القرار وصلاحيات الاعتماد.
- خلل في الإجراءات وعدم المسؤولية وبالتالي صعوبة المساءلة.
قد يهمك: إعادة الهيكلة التنظيمية الحديثة وتصميم المنظمات
مهارات إعداد سياسات وإجراءات العمل
يوجد بعض المهارات اللازمة لإعداد دليل سياسات وإجراءات العمل وهي:
- مهارات التواصل: يمكن أن يكون التأكد من إجراء اتصال بالعين أثناء التحدث وإعادة الصياغة أثناء محادثتك طريقة جيدة لإظهار أنك تستمع وتفهم ما يتم شرحه.
- الكتابة: إن معرفة كيفية الكتابة بوضوح واستخدام اللغة التي يسهل فهمها هو المفتاح لكتابة السياسات والإجراءات الفعالة.
- الانتباه للتفاصيل: إن معرفة تفاصيل عملك والتأكد من صحته وتمثيله للمعلومات التي تتلقاها يمكن أن يكون أمراً مهماً لضمان استيفاء بنود السياسات والإجراءات.
- المهارات الشخصية: أن تكون مدركًا لذاتك ومعرفة كيفية تفاعلك مع الناس وأن تكون مرنًا في تفكيرك وأسلوبك التشغيلي هي أمثلة جيدة على المهارات الشخصية التي قد تجعل من كتابة السياسات والإجراءات أسهل.
- مهارة التخطيط: يتضمن التخطيط الجيد تحديد من يتولى العمل وإلى أي معيار يكمل الموظف العمل.
- التحكم في ردود الفعل: يمكن أن يكون الانفتاح على الملاحظات البناءة والاستجابة لها بشكل إيجابي مهارة مفيدة.
قد يهمك: الدراسة التشخيصية لإعادة الهيكلة
كيفية إعداد دليل سياسات العمل
إذا كنت ترغب في كتابة سياسات وإجراءات لشركتك، فإليك بعض الخطوات التي يمكنك استخدامها:
- تحديد أهدافك: عندما تكتب سياساتك وإجراءاتك، ابدأ بتوضيح ما تريد منهم تحقيقه. وتقييم أهداف عملك بشكل عام، ثم فكر في كيفية مساهمة كل قسم وحتى الأدوار الفردية في هذه الأهداف.
- تبادل الأفكار حول المهام والعمليات: قم بإعداد قائمة بالمهام والعمليات والأنشطة التي قد تتطلب سياسة أو إجراءً مكتوبًا في شركتك.
- تحديد تنسيق السياسة: ضع في اعتبارك كيف تريد تنسيق سياساتك وإجراءاتك عند توثيقها. قد تتطلب بعض الشركات والصناعات تنسيقًا محددًا أو أقسامًا معينة.
- كتابة السياسات والإجراءات: يمكنك اختيار القيام بذلك في إطار مجموعة، والعمل معًا لتحديد اللغة الأنسب لكل سياسة وإجراء.
- توضيح اللوجستيات: خلال عملية كتابة السياسات والإجراءات، تذكر أي إرشادات قانونية أو تنظيمية يجب عليك اتباعها.
- التدقيق والمراجعة: عندما تكتب مسودة لسياساتك وإجراءاتك، تأكد من تدقيقها بعناية ومراجعتها حسب الضرورة. ضع في اعتبارك أن تطلب من فرد أو مجموعة أخرى مراجعة المستند الخاص بك واقتراح التغييرات إذا لزم الأمر.
- النشر والتوزيع: عندما تكتمل سياساتك وإجراءاتك، يمكنك نشرها وتوزيعها على أعضاء فريقك. ويمكنك القيام بذلك باستخدام مستند مطبوع مثل دليل الموظف. ويمكن أيضًا نشر السياسات والإجراءات لموظفيك إلكترونيًا إذا سمحت مؤسستك بذلك.
قد يهمك: دليل بطاقات الوصف الوظيفي ونماذج الجدارات
قد تحتاج شركتك إلى قواعد وإرشادات لإدارة الموظفين من أجل عمل سلس. وقد يكون تحقيق هذا أمراً صعباً بدون أي نوع من المساعدة، لذا أصبح من الضروري تعلم مهارات إعداد دليل السياسات والإجراءات، ويمكنك الالتحاق في أي وقت في برنامج استشاري الهيكلة والتطوير التنظيمي المعتمد من معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي، وتم تصميم هذا البرنامج ليساعدك على اكتساب الخبرة الكافية في إعداد أدلة إجراءات وسياسات إرشادية لموظفيك من أجل عمليات أكثر انسيابية ونطاق عمل أوسع.
وللاطلاع أكثر على البرامج المميزة التي يقدمها معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي للعام 2023 اضغط هنا.
المصادر:
- خدمات إعداد ومراجعة أدلة السياسات والإجراءات ونماذج العمل
- The Ultimate Guide to Creating a Policy & Procedure Manual
- How To Write Policies and Procedures in 7 Steps (With Tips)
- How to Become a Procedure Writer (With Relevant Skills)
كاتب المقال : Israa Abo Edwan
