مراحل إدارة مؤشرات الأداء
إدارة مؤشرات الأداء أمر بالغ الأهمية للنمو والتحسين، حيث يتابع متخصصو الأعمال والقيادة الأداء لزيادة الإنتاجية أو المبيعات أو الإيرادات، فإذا كنت ترغب في تحسين نتائج فريقك، فيمكنك الاستفادة من التعرف على هذه الأساليب والممارسات. في هذا المقال، نشرح ما هي إدارة المؤشرات، ونذكر مراحل إدارة مؤشرات الأداء.
ما المقصود بإدارة المؤشرات؟
هي العملية التي تبدأ بمجرد توثيق المؤشرات وتوزيعها على المسؤولين وهي عملية لا تتوقف طوال دورة حياة مؤشر الأداء.
ماذا يحدث للمؤشر في مثل هذه الحالات؟
- عدم وضع مسؤول محدد عن المؤشر / لن يعمل المؤشر، لأن المسؤول هو من يقوم بجمع المعلومات وقياسها.
- عدم وجود متابعة دورية للمؤشر/ سيكون المؤشر بلا بيانات، لذلك لن نتمكن من قياسه.
- عدم إجراء الحسابات والمقارنات اللازمة للمؤشر/ سيكون المؤشر بلا قيمة للمؤشر، فلا يوجد نتائج، لذلك لن نتمكن من معرفة ما إذا كان المؤشر متقدم أم متخلف.
- عدم اتخاذ الأفعال التصحيحية أو الوقائية اللازمة لإعادة المؤشر إلى مساره في حالة انحرافه/ سيحصل مشاكل كبيرة في الأداء، لأن كل مشكلة تظهر لم تتم معالجتها.
إذن كل هذه التساؤلات هي ما يسمى بإدارة مؤشر الأداء أي تعني تحديد المسؤولية والمتابعة في وقتها وإجراء الحسابات واتخاذ أفعال تصحيحية ووقائية.
الموضوعات ذات الصلة: مؤشرات الأداء الرئيسية (kpi) المفهوم والأنواع
مراحل إدارة المؤشرات
تمر عملية إدارة مؤشر الأداء بعدة مراحل وهي:
- رصد ومتابعة المؤشر
- الحسابات والمقارنات
- تحليل النتائج والأسباب
- الأفعال التصحيحية والوقائية
هذه المراحل موضحة في السطور التالية.
المرحلة الأولى: الرصد والمتابعة في إدارة المؤشرات
نوع المؤشر هو الذي يحدد آلية الرصد والمتابعة، وهناك نوعان من المؤشرات وهي:
النوع الأول: مؤشرات العمليات / الأهداف التشغيلية: هذه المؤشرات تتم متابعتها متابعة لحظية أي كل ساعة؛ يوم؛ أسبوع؛ شهر.
مؤشرات ذات متابعة لحظية
من المؤشرات التي تتم متابعتها متابعة لحظية على سبيل المثال:
- مؤشرات نسبة العيوب
- مؤشرات نسبة الهالك
- مؤشرات الإنذار المبكر
كل هذه المؤشرات “تتم غالباً على خطوط الإنتاج ومواقع الخدمة المباشرة”.
عند المتابعة اللحظية لمؤشرات الأداء تجنب الآتي:
- التدخل المتعجل
- المبالغة في ردة الفعل
- التعجل بطلب تخفيض الأهداف أو تعديل المؤشرات
الموضوعات ذات الصلة: كيفية حساب العائد على الاستثمار (ROI)
النوع الثاني: مؤشرات الأداء الرئيسية: هذه المؤشرات تتم متابعتها متابعة دورية أي كل 3 شهور؛ 6 شهور؛ 9 شهور وهكذا.
مؤشرات ذات متابعة دورية
من المؤشرات التي تتم متابعتها متابعة دورية، على سبيل المثال:
- مؤشر رضا العاملين
- مؤشر رضا العملاء
- مؤشر الربحية
كل هذه المؤشرات “تتم بمعرفة مكتب إدارة الاستراتيجية وحدات ضمان الجودة؛ فرق المراجعة الداخلية؛ الخارجية”.
الموضوعات ذات الصلة: قطبية مؤشرات قياس الأداء
المرحلة الثانية: الحسابات والمقارنات في إدارة المؤشرات
هناك برامج تساعد على إجراء وبناء الحسابات مثل:
- SPSS
- EXCEL
- Minitab
هذه بعض أفضل المواقع الإلكترونية التي تساعدك في عرض بيانات مؤشرات الأداء وفي إدارة هذه المؤشرات:
- scoro
- datapine
- inetsoft
- tableau
- Simplekpi
وتمنحك هذه المواقع العديد من المزايا ومنها على سبيل المثال لا الحصر:
- الإشراف على كل جانب من جوانب عملك على لوحة معلومات واحدة (أو عدة لوحات).
- تتبع مشروعك وعملك ومؤشرات الأداء الرئيسية المالية في الوقت الفعلي.
- قابلية الدمج والربط مع البرامج الأخرى.
- تتبع ومراقبة جميع البيانات في نظام واحد.
- تتنوع النتائج والمتابعات (المشاريع، الميزانيات، المبيعات)
- واجهة مستخدم خاصة ومقاييس غير محدودة وما إلى ذلك لتتبع كل مؤشر أداء رئيسي.
- تعيين أذونات لكل مستخدم، لكي يتم تقييد وصول المستخدمين إلى معلومات محددة.
- المقارنة بين الفترات لمعرفة الفروق والاتجاهات.
يجدر بالذكر أنه من الضروري على كل من يقوم بإجراء الحسابات أن يكون متقناً لعلم الإحصاء، لذلك من يدخل في مجال مؤشرات الأداء والتخطيط الاستراتيجي يجب أن يكون على دراية بنوعي بعلم الإحصاء الوصفي والاستدلالي.
الموضوعات ذات الصلة: 6 خطوات لبناء مؤشرات الأداء
الإحصاء الوصفي
يصف الإحصاء الوصفي ويعرض ويلخص الميزات الأساسية لمجموعة من البيانات وقياساتها، كما يساعد المحللين على فهم البيانات بشكل أفضل، ويمكن حساب الإحصاء الوصفي بواسطة الآلة الحاسبة.
مقاييس الإحصاء الوصفي:
- المتوسط الحسابي مجموع قيم العناصر مقسوم على عدد العناصر.
- المنوال القيمة الأكثر شيوعاً وتكراراً في البيانات.
- النسب المئوية للتعبير عن عدد على شكل كسر من 100.
- الانحراف المعياري قياس مدى التبعثر الإحصائي.
- الوسيط الرقم الذي يفصل النصف الأعلى من العينة أو المجتمع عن النصف الأدنى كما يتساوى على طرفه عدد القيم بعد ترتيبها تصاعدياً.
الموضوعات ذات الصلة: 7 خطوات لتكوين مؤشر الأداء
الإحصاء الاستدلالي
غالباً ما يُستخدم الإحصاء الاستدلالي لمقارنة الاختلافات بين مجموعات يتم اختبارها. وإجراء تعميمات حول أكبر عدد من أفراد العينة، كاختبارات الفروض Hypothesis)).
نستكمل الحديث حول المرحلتين الثالثة والرابعة من مراحل إدارة الأداء في مقال أساليب تحليل وتصحيح إدارة مؤشرات الأداء.
ختاماً، إذا كنت متخصص في مجال التخطيط الاستراتيجي وإدارة الأداء، أو موظف في إحدى المناصب القيادية في شركة ما؛ ننصحك بحضور خبير مراجعة الاستراتيجية الذي يهـدف إلـى إعداد خبراء في عملية التخطيط الاستراتيجي، من خلال تزويد المشاركين بالمعـارف والمهـارات اللازمة للتحليل والتخطيط الاستراتيجي، والخبرات العملية في صياغة الخطة الاستراتيجية باستخدام بطاقة الأداء، كما يعتمد البرنامـج علـى بعض النمـاذج الواقعيـة للعديـد مـن المنظمـات المحلية والعالمية.
كما يمكنك الاطلاع على المزيد من الدورات والبرامج التدريبية المميزة المتاحة على موقع معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي.
المصدر: برامج تدريبية – معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي
كاتب المقال : Israa Abo Edwan