ما هي إدارة المرافق وما أهميتها؟
هناك اليوم العديد من الأشياء التي تدعم الوظائف الأساسية للمنظمات، خاصة عند النظر في العديد منها نجد أنها تتطلب توافر إدارة المرافق، فما هي إدارة المرافق وما أهميتها؟ وما هي مهام مدير المرافق؟
بشكل عام تضمن إدارة المرافق أن المساحات المادية والأصول الخاصة بك يمكن أن تدعم احتياجات مؤسستك.
ما هي إدارة المرافق؟
يمكن اعتبار إدارة المرافق وظيفة تنظيمية تدمج ما بين الأشخاص والمكان والعملية داخل البيئة المبنية بغرض تحسين نوعية حياة الأفراد وإنتاجية الأعمال الأساسية.
يقوم هذا المزيج بدعم مسؤوليات الوظيفة، وكذلك عمليات كل منظمة لخلق بيئة عمل تتلاءم فيها جميع الأنظمة بكل سلاسة، كما يمكن اعتبار مديرو المرافق هم الأشخاص الذين يتأكدون من أن لدينا عناصر الخبرة الممكنة، وكذلك الأمانً من خلال تنسيق العمليات التي تجعل المنظمة تعمل في بيئة ناجحة.
الموضوعات ذات الصلة: الفرق بين إدارة الأداء وتقييم الأداء للموارد البشرية
من هو مدير المرافق المحترف؟
هناك بعض المهارات التي ستجعل منك مدير مرافق محترف وهي كما يلي: مهارات خدمة العملاء؛ مهارات إدارة الأعمال؛ المعرفة بالاقتصاد والمحاسبة؛ المهارات الإدارية؛ الدقة والاهتمام بالتفاصيل؛ الصبر والقدرة على الهدوء في المواقف العصيبة؛ القدرة على تقبل النقد؛ العمل تحت الضغط.
الموضوعات ذات الصلة: الفرق بين الإدارة الاستراتيجية والتخطيط الاستراتيجي
ما هي مهام مدير المرافق؟
يقوم مديرو المرافق بإنجاز مجموعة متنوعة من المهام؛ بما في ذلك:
- ضمان عمل المرافق الأساسية لمبنى الشركة بكفاءة، مثل التبريد والتدفئة، الكهرباء، المياه.
- ضمان عمل المباني والمرافق تحت المعايير الحكومية.
- الإشراف على أعمال مشاريع البناء الأخرى، وعلى عمليات التجديد.
- التوجيه الدائم لإدارة الفرق الفرعية بما يتماشى مع أهداف العمل.
- إدارة المساحات داخل المباني، مثل مساحة غرفة الاجتماع.
- الإشراف على استخدام التكنولوجيا وفق الشكل المطلوب.
- إدارة الميزانية على حسب التكلفة.
- تطبيق عدداً من إجراءات الصحة والسلامة لمنظمة العمل وأفرادها.
- إزالة حالات الطوارئ وصيانة الأجهزة والأعطال المختلفة.
الموضوعات ذات الصلة: 5 قواعد لتنمية الموارد البشرية في الشركات
ما هي الكفاءات الأساسية لإدارة المرافق؟
هناك العديد من الكفاءات الأساسية المتعلقة بإدارة المرافق، وتشمل كل من الاتصالات؛ التمويل؛ الأعمال؛ العوامل البشرية؛ القيادة؛ الاستراتيجية؛ العمليات؛ الصيانة؛ الجودة؛ التكنولوجيا؛ إدارة الممتلكات.
يمكننا القول هنا بأن الاتصال هو أحد أهم العناصر التي يجب الاهتمام بها في الوظائف الإدارية أياً كان نوعها، وذلك لأن الاتصال يسهم بشكل عام في زيادة فعالية المنظمة، إضافة إلى الاستفادة القصوى من وقتها.
ويجدر الحديث عن ضرورة أن تكون الرسائل المتبادلة داخل المنظمة واضحة وموجزة وسهلة الفهم، وذلك لتحقيق اتصال فعال عند إرسالها، كما يفضل تجزئة وتقسيم الرسالة إلى أقسام أصغر، والتأكد من وضوح الغرض منها.
كما تعتبر العمليات من العناصر الحاسمة لإدارة المرافق، بالإضافة إلى عنصر الصيانة، كذلك لا نغفل عن دور مدير المرافق في تخصيص مساحة العمل بشكل فعال، وضمان الامتثال للوائح الحكومية، ووضع خطة طوارئ فعالة لكي يتمكن العمل من الاستمرار بعد وقوع حادث أو مشكلة ما.
الموضوعات ذات الصلة: إدارة الأداء لجاك ويلش
ما هي أهمية إدارة المرافق؟
تضمن إدارة المرافق استمرار الأعمال داخل المنظمة وعدم توقفها لأي سبب كان؛ كذلك ضمان أمان الموظفين؛ زيادة الإنتاجية؛ جعل مكان العمل بيئة ودية وجذابة لكل من الموظفين والعملاء.
كما تسهم إدارة المرافق في استراتيجية المنظمة وخطتها وذلك بعدة طرق، أهمها:
- المساهمة في الكفاءات التشغيلية.
- تخطيط وتسليم احتياجات البنية التحتية لدعم الإنتاجية.
- إدارة المخاطر بما في ذلك تلك التي تتعرض لها المرافق والموظفين والموردين وسمعة العمل.
- التخفيف وتقليل الأثر البيئي.
- تعزيز التكتيكات المستدامة لإدارة التكاليف على المدى الطويل.
- الاستفادة من الحلول التكنولوجية.
- التخفيف من آثار الكوارث الطبيعية والتغلب عليها.
- الاستفادة من الأمن.
الموضوعات ذات الصلة: 3 أمور على صاحب العمل معرفتها في الموارد البشرية
كلمة أخيرة
تساعد إدارة المرافق في تقليل المساحة وتكاليف الصيانة في المنظمات، وتعمل على زيادة الاستخدام الفعال لأصولها وكذلك زيادة الإنتاجية، كما تسمح بتخطيط جميع الأنشطة وتنفيذها ومراقبتها، وتشمل هذه الأنشطة الصيانة الوقائية، وإدارة المساحة، والتنقلات، وإدارة الأصول، والخدمات القياسية، واحتياجات التخطيط طويلة الأجل المتعلقة بهذه الأنشطة، وأخيراً الميزانيات المطلوبة للتوافق مع احتياجات العمل. كما يمكن الاطلاع على العديد من البرامج التدريبية المميزة المتاحة على موقعنا عبر الرابط التالي:
المصادر:
- ?What is Facility Management
- ?Why is Facility Management Important for Productivity
- مهارات ستجعل منك مدير مرافق محترف
كاتب المقال : Israa Abo Edwan