طريقة توثيق مؤشرات الأداء مع الأمثلة
تستخدم الشركات نموذج توثيق مؤشرات الأداء لتبني مفهوم محدد ومشترك حول خصائص مؤشرات الأداء الرئيسية، بالإضافة إلى لاكتساب الخبرة وحفظ المعارف من خلال المحافظة على سجلات مؤشرات الأداء وتخزينها وأرشفتها، وذلك فيما يسمى ببطاقة المؤشر التي يتم فيها تجميع كافة البيانات والمعلومات التي تم الاتفاق عليها أثناء عمليات التخطيط والتنظيم لبناء المؤشر. هذا المقال يتحدث حول طريقة توثيق مؤشرات الأداء مع الأمثلة. فما هي بطاقة المؤشر؟ وما هي طريقة توثيق المؤشرات؟
مفهوم بطاقة أداء المؤشر
تُستخدم بطاقة أداء المؤشر منذ فترة طويلة في إدارة الإعمال الاستراتيجية لتتبع مؤشرات الأداء، لذلك هي مصممة لتوفير إطار عمل لإدارة الموارد. وهي بطاقة تجمع كافة المعلومات التفصيلية التي توضح كيف تتم عملية القياس والتقويم ذلك بعمليات التحسين.كما توضح ما تم الاتفاق عليه أثناء بناء هذا المؤشر.
توثيق مؤشرات الأداء
توثيق مؤشرات الأداء عبارة عن عمل وثيقة لكل مؤشر تحدد بوضوح مواصفات وخصائص المؤشر بالإضافة إلى آليات تشغيله، ومسؤوليات تنفيذها. حيث أنها مهمة للغاية لذلك يتم تعميم صورة من الوثيقة مع حفظ الأصل لحين الرجوع إليها بعد ذلك.
توزيع مسؤوليات المؤشر
يتم توزيع مهام ومسؤولات المؤشر على على عدد من الأفراد، لذلك يمر مؤشر الأداء بثلاثة مسئولين وهم:
- مطور المؤشر: يقوم ببناء وتطوير مؤشرات تلبي احتياجات المستفيدين.
- مالك المؤشر: يقوم بمتابعة قيم المؤشر واتخاذ الإجراءات التصحيحية.
- مسئول المؤشر: يقوم بجمع قيم وبيانات المؤشر وحساب قيم المؤشر النهائية.
الموضوعات ذات الصلة: خطوات قياس جودة معايير مؤشرات الأداء مع الأمثلة
نموذج توثيق مؤشرات الأداء
قامت إحدى الجامعات الخاصة على سبيل المثال في خطتها الاستراتيجية هدفاً استراتيجياً برقم (3) تحت مسمى تحقيق استقرار في أعداد الطلاب. كما حددت مؤشراً لقياس الأداء في هذا المجال برقم (3.1)، وتحت مسمى استقرار أعداد الطلاب سنوياً عند 4000 طالب. على أن يبدأ تحقيق الهدف عام 2020 بقيمة 3000 طالب وبزيادة سنوية قدرها 10% في اتجاه المستهدف وعلى مدار أربعة سنوات هي (2021 – 2022 – 2023 – 2024)، وقد تم وضع حدود السماح في ضوء قبول تحقق الهدف سنوياً بنسبة 90% كما تم تحديد دورية قياس المؤشر مرة واحدة سنوياً.
في ضوء البيانات السابقة سنقوم بتوثيق مؤشرات الأداء في بطاقة المؤشر التي تحتوي على ما يأتي:
-
البيانات الأساسية للمؤشر
- الهدف: تحقيق استقرار في أعداد الطلاب.
- وصف الهدف: ترغب الجامعة في تحقيق استقرار في أعداد الطلاب، كما حددت مؤشر لقياس الأداء في هذا المجال برقم (3.1)،وتحت مسمى استقرار أعداد الطلاب سنوياً عند 4000 طالب، على أن يبدأ تحقيق الهدف عام 2020 بقيمة 3000 طالب وبزيادة سنوية قدرها 10% في اتجاه المستهدف وعلى مدار أربعة سنوات هي 2021 – 2022 – 2023 – 2024. كما تم وضع حدود السماح في ضوء قبول تحقق الهدف سنوياً بنسبة 90%، وقد تم تحديد دورية قياس المؤشر مرة واحدة سنوياً.
- رمز المؤشر: (3.1).
- المؤشر: استقرار أعداد الطلاب سنوياً عند 4000 طالب.
-
وصف بيانات المؤشر ومصادرها
- قيمة خط الأساس: 3000 طالب.
- سنة خط الأساس: 2020.
- قطبية المؤشر: (+/-) مزدوج القطبية، يشير إلى ذلك كلمة “استقرار”.
- دورية القياس: مرة واحدة سنوياً.
- وحدة القياس: طالب.
- معادلة القياس: مجموع أعداد الطلاب.
- مصدر البيانات: إدارة القبول والتسجيل في الجامعة.
- نموذج جمع البيانات: يتم إعداد نموذج خاص لذلك يتم جمع بيانات المؤشر في ضوء عملية القبول والتسجيل بقسم القبول والتسجيل و بالتعاون مع مكتب إدارة الاستراتيجية.
الموضوعات ذات الصلة: 6 أخطاء شائعة عند بناء مؤشرات الأداء KPIs
-
القيم المستهدفة من مؤشرات الأداء مستقبلاً وقيمها المرجعية
- السنة: المستهدف
2021: 3300
2022: 3630
2023: 3963
2024: 4359
-
حدود السماح:
ملاحظة: الحد الأحمر في السنة القادمة هو نفسه الحد الأخضر في السنة السابقة.
هناك أسلوبان من أساليب حدود السماح المستخدمة في توثيق مؤشرات الأداء وهما:
- الأسلوب السهل والبسيط.
- الأسلوب التراكمي المستخدم في هذا المثال. والذي يعمل على تراكم للحدود لذلك يضمن مع نهاية المدة تحقق الهدف.
تقيس مؤشرات الأداء الرئيسية أداء جزء رئيسي من عملك، لذلك تساعد في ضمان تحقيق أهداف العمل للفريق، ضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى العمل مع فريقك للعثور على العناصر الأكثر قيمة لقسمك، وذلك لإنشاء بطاقة مؤشر أداء لقياس تقدمك في المشاريع والمبادرات الاستراتيجية لشركتك.
ختاماً، إذا كنت متخصص في مجال التخطيط الاستراتيجي وإدارة الأداء، أو موظف في إحدى المناصب القيادية في شركة ما؛ ننصحك بحضور برنامج خبير التخطيط الاستراتيجي الذي يهـدف إلـى إعداد خبراء في عملية التخطيط الاستراتيجي، وذلك من خلال تزويد المشاركين بالمعـارف والمهـارات اللازمة للتحليل والتخطيط الاستراتيجي، والخبرات العملية في صياغة الخطة الاستراتيجية باستخدام بطاقة الأداء، كما يعتمد البرنامـج علـى بعض النمـاذج الواقعيـة للعديـد مـن المنظمـات المحلية والعالمية.
كما يمكنك الاطلاع على المزيد من الدورات والبرامج التدريبية المميزة المتاحة على موقع معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي.
المصدر: برامج تدريبية – معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي
كاتب المقال : Israa Abo Edwa