تحليل وتصحيح إدارة مؤشرات الأداء  

إذا كنت تدير فريقاً، فهناك فرصة جيدة لأنك سمعت عن إدارة مؤشرات الأداء، حيث يجب أن يعمل مؤشر الأداء الجيد كبوصلة توضح ما إذا كنت تسلك الطريق الصحيح نحو أهدافك الاستراتيجية أم لا، في هذا المقال نشارك بعض أساليب تحليل وتصحيح إدارة مؤشرات الأداء، ووصف كيفية إعداد تدابير وقائية فعالة.

تحليل النتائج والأسباب في إدارة مؤشرات الأداء

هناك أسلوبان يتم استخدامهما في تحليل النتائج والأسباب في إدارة مؤشرات الأداء وهما:

الأسلوب الأول: مخطط عظمة السمكة – إيشيكاوا (Fishbone analysis)

ويتم تحليل النتائج والأسباب عن طريق مخطط عظم السمكة كما يلي:

• تحديد المشكلة المراد دراستها بشكل دقيق وواضح.
• رسم مستطيل في الجانب الأيسر يُدَوّن بداخله المشكلة الأساسية، كما يتم رسم عدد من المستطيلات على الجانب الأيمن تمثل الأسباب الرئيسية للمشكلة.
• رسم أسهم لتلك الأسباب الرئيسية وأسهم فرعية تشير إلى الأسباب الفرعية لكل سبب رئيسي.

الموضوعات ذات الصلة: خطوات قياس جودة معايير مؤشرات الأداء مع الأمثلة

الأسلوب الثاني: العصف الذهني (Brainstorming)

هناك بعض الخطوات المتبعة في أسلوب العصف الذهني لتحليل النتائج والأسباب في عملية إدارة مؤشرات الأداء وهي كما يلي:

• تحديد ومناقشة المشكلة
• إعادة صياغة الموضوع
• تهيئة جو الإبداع والعصف الذهني
• العصف الذهني

يساعد أسلوب العصف الذهني في كل من:

• توليد وإنتاج أفكار وآراء إبداعية من الأفراد والمجموعات لحل مشكلة معينة.
• وضع الذهن في حالة من الإثارة والجاهزية للتفكير في كل الاتجاهات، لذلك يتم توليد أكبر قدر من الأفكار حول المشكلة أو الموضوع المطروح.

الموضوعات ذات الصلة: طريقة توثيق مؤشرات الأداء مع الأمثلة

الأفعال التصحيحية والوقائية في إدارة مؤشرات الأداء

بعد التحليل والوصول إلى السبب نقوم بالفعل التصحيحي ثم بعد ذلك نتخذ فعل وقائي يمنع تكرار هذا السبب.

دعونا نميز هنا بين التصحيح والأفعال التصحيحية والأفعال الوقائية.

التصحيح ((Correction: خاص بالمنتج أو الخدمة.

الأفعال التصحيحية (Corrective action)

هي أفعال لإزالة سبب عدم التطابق الحالي، وتختص بأسباب عدم المطابقة الحالية. كما يمكن أن يكون هناك أكثر من سبب واحد لعدم المطابقة، وأيضاً تتخذ الأفعال التصحيحية لمنع تكرارها.

الأفعال الوقائية (Preventive action)

هي أفعال لإزالة أسباب عدم التطابق المحتمل، كما يمكن أن يكون هناك أكثر من سبب واحد لعدم المطابقة المحتملة.

الموضوعات ذات الصلة: 6 أخطاء شائعة عند بناء مؤشرات الأداء KPIs

تعود أهمية هذه الخطوة من خطوات إدارة مؤشرات الأداء إلى:

• تتخذ لمنع وقوع الخطأ من الأساس.
• تطور فكر المنع من الوقاية إلى دراسة المخاطر للتعامل معها.

مثال: في حالة زيادة نسبة المخزون عن المخطط

التصحيح

• زيادة العملية الترويجية.
• مراجعة التسعير والترويج.

الأفعال التصحيحية

• مراجعة خطة البيع مع خطة الإنتاج.

الأفعال الوقائية

• مراجعة خطة موارد الشركة.
• مراجعة عناصر سلاسل التوريد.
• مراجعة جدارات مسئولي التخطيط والتسويق والإنتاج والبيع.

الموضوعات ذات الصلة: معايير CREAM لبناء مؤشرات الأداء KPIs

من أسس التفكير عند تحليل نتائج مؤشرات الأداء

• ابحث عن الأنماط المتكررة في النتائج.
• ادرس التغيرات الكامنة في العملية التي تقوم بتحليلها.
• فكر فيما يسبب أي تغييرات في البيانات.
• راجع وقيم الأهداف ومؤشرات الأداء وادرس هل كانت بحاجة لتعديلات.

يفيد استخدام تحليل النتائج والأسباب في:

• معرفة وجود انحراف في قيم المؤشرات.
• بتحليل السبب تبين وجود خطأ ما أو عطل ما حالي أو محتمل.
• بتحليل الخطأ أو العطل تم تحديد المشكلة الأساسية الحالية أو المحتملة.
• بأخذ رأي الخبراء تحدد الفعل الملائم لعلاج المشكلة.
• تم اعتماد الفعل التصحيحي/ الوقائي من المسئول.

الموضوعات ذات الصلة: صياغة مؤشرات الأداء الكمية مع الأمثلة

منهجية 8D (Eight Disciplines)

يتم استخدام منهجية 8D عند وجود انحراف أو عدم تطابق في القيم عند إدارة مؤشرات الأداء، وذلك بالقيام بالآتي:

• خطط للتعامل مع المشكلة.
• كون / اجمع فريق العمل.
• اشرح المشكلة بوضوح للفريق.
• اتخذ إجراءات احترازية واحتوائية مؤقتة.
• حلل السبب بشكل جذري.
• قم بصياغة واختيار الأفعال التصحيحية.
• نفذ الإجراءات التصحيحية وتحقق من فعاليتها.
• عرف وحدد الأفعال الوقائية.
• اشكر الفريق والآخرين.

ختاماً، إذا كنت متخصص في مجال التخطيط الاستراتيجي وإدارة الأداء، أو موظف في إحدى المناصب القيادية في شركة ما؛ ننصحك بحضور خبير مراجعة الاستراتيجية الذي يهـدف إلـى إعداد خبراء في عملية التخطيط الاستراتيجي، من خلال تزويد المشاركين بالمعـارف والمهـارات اللازمة للتحليل والتخطيط الاستراتيجي، والخبرات العملية في صياغة الخطة الاستراتيجية باستخدام بطاقة الأداء، كما يعتمد البرنامـج علـى بعض النمـاذج الواقعيـة للعديـد مـن المنظمـات المحلية والعالمية.

كما يمكنك الاطلاع على المزيد من الدورات والبرامج التدريبية المميزة المتاحة على موقع معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي.

المصدر: برامج تدريبية – معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي

كاتب المقال : Israa Abo Edwan