بطاقات الوصف الوظيفي ونماذج الجدارات
تستخدم المنظمات الناجحة بطاقات الوصف الوظيفي ونماذج الجدارات لمحاولة التأكيد على أهمية وضع العمليات في مكانها الصحيح مثل التوظيف والتدريب والتخطيط، فلا تجعل العمليات المخطط لها من التوظيف أمراً سهلاً وأكثر كفاءة للعاملين في مجال الموارد البشرية فحسب، بل يصبح من السهل على الموظفين الحاليين اكتساب المهارات التي يحتاجونها للنجاح في أدوارهم الحالية والمستقبلية. وهذا هو السبب في أن استخدامك لبطاقات الوصف الوظيفي وتطبيق نماذج الجدارات مهم جدًا لنجاح مؤسستك وتقدمها.
بطاقات الوصف الوظيفي ونماذج الجدارات
أولاً: ما هي بطاقات الوصف الوظيفي؟
بطاقات الوصف الوظيفي هي إحدى أدوات إدارة الموارد البشرية وحجر الأساس لبدء عمليات إدارة الموارد البشرية مثل (تخطيط الموارد البشرية، وعمليات الاختيار والتعيين، ووضع هيكل الأجور، وتحديد احتياجات التدريب، وتقييم أداء القوى البشرية، وغيرها).
ثانياً: ماذا نعني بنماذج الجدارات الوظيفية؟
قبل الحديث عن مفهوم “الجدارات الوظيفية” هناك خطأ شائع في التمييز بين الجدارة والكفاءة، “الجدارة” في معناها الواسع تشمل المعرفة العِلمية والعَملية والمهارات المكتسبة والقدرات والسمات الشخصية، وجميعها مطلوبة للقيام بمهمة أو وظيفة ما.
أما “الكفاءة” فهي القدرة على تطبيق مجموعة من المعارف والمهارات والقدرات ذات الصلة في أداء مهمة أو وظيفة ما بنجاح.
كما ويعتبر “نموذج الكفاءة” مجموعة من الكفاءات التي تحدد الأداء الناجح في بيئة عمل معينة. وهي الأساس لوظائف الموارد البشرية الهامة كالتوظيف والتعيين والتدريب والتطوير وإدارة الأداء.
أما “نموذج الجدارة الوظيفية” فهو قدرة الموظف على أداء وظيفة معينة بالشكل المناسب. فقدرتك على إدارة الوقت وعلى التقييم السليم للمواقف وعلى العمل الجماعي يعتبر جدارة وظيفية.
وقد ظهر مفهوم الجدارات الوظيفية لأول مرة عام 1959 عندما تحدث الكاتب ار دبليو وايت عن تحفيز الأداء.
قد يهمك: الدراسة التشخيصية لإعادة الهيكلة
الفرق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي
بعد الحديث عن مفهوم بطاقات الوصف الوظيفي نوضح هنا الاختلاف بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي، أولاً الوصف الوظيفي عبارة عن بيان يوضح الاحتياجات الأساسية للوظيفة، وثانياً تعني قائمة الوصف الوظيفي أو المسمى الوظيفي المهام والواجبات والأدوار والمسؤوليات، فيما يتعلق بوظيفة ما.
بينما التوصيف الوظيفي يوضح أدنى المؤهلات المطلوب توافرها لدى الفرد لأداء هذه الوظيفة، أو ما يتعلق بإدراج مؤهلات شاغل الوظيفة ومهاراته وقدراته اللازمة لأداء هذه الوظيفة بكفاءة.
الوصف الوظيفي لأخصائي التطوير التنظيمي وإعادة الهيكلة
يمكن أن تختلف مسؤوليات أخصائي التطوير التنظيمي وإعادة الهيكلة (OD) اعتمادًا على طبيعة عمل المنظمة، ولكن عادةً ما تشمل:
- تحديد مجالات التحسين داخل المنظمة.
- تصميم وتنفيذ التدخلات لتحسين الأداء وتحقيق الأهداف.
- تقييم تأثير التغييرات.
- مواءمة التغييرات مع رسالة المنظمة وقيمها.
- التواصل مع المديرين وأصحاب المصلحة الآخرين وتقديمهم إليهم.
- إجراء البحث والتحليل لإبلاغ القرارات.
- تقديم التوجيه والدعم للمنظمة طوال عملية التغيير.
- تسهيل عملية إدارة التغيير.
كما وتختلف أيضاً مؤهلات أخصائي التطوير التنظيمي (OD) حسب طبيعة عمل المنظمة، ولكن عادةً ما تكون درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة مثل الأعمال أو الإدارة أو الموارد البشرية. بالإضافة إلى ذلك، ويمكن أن تكون درجة الماجستير في مجال ذي صلة مثل التطوير التنظيمي أو علم النفس التنظيمي أو الموارد البشرية مفيداً، هذا بالإضافة إلى المهارات التي يجب أن يتمتع بها أخصائي التطوير التنظيمي وإعادة الهيكلة من خبرة في العمل في أدوار الإدارة أو الموارد البشرية داخل المنظمة، ومهارات قوية في التحليل والتواصل وحل المشكلات.
قد يهمك: مهارات اخصائي التطوير التنظيمي وإعادة الهيكلة
كيفية إعداد بطاقة الوصف الوظيفي
عادة ما يتم إعداد الوصف الوظيفي بواسطة إدارة الموارد البشرية، كما يفضل أن يتم ذلك بمشاركة جميع الإدارات والأقسام ومسؤولي العمليات المختلفة في المنظمة، وفي بعض المنظمات خاصة التي لا يوجد بها إدارة مختصة بالموارد البشرية فيمكن أن تقع مسؤولية إعداد الوصف الوظيفي على الإدارة العليا أو أي إدارة أخرى.
ويجب أن تحتوي بطاقات الوصف الوظيفي ونماذج الجدارات على عنوان المسمى الوظيفي والواجبات والمهارات والمؤهلات الرئيسية المطلوبة، والصلاحيات الإدارية والمالية والراتب المحدد للوظيفة، وعدد المرؤوسين تحت إشراف هذا المسمى الوظيفي، بالإضافة إلى الشهادات العلمية والتدريبية اللازمة للتوظيف، والغرض من إضافة الموظف الجديد، وأحياناً تقوم المنظمات بالاستعانة بخبير أو استشاري إعادة الهيكلة والتطوير التنظيمي، لأنها تكون بحاجة إلى تقديم الدعم والمساعدة في تحليل الوظائف والعمليات بالمنظمة، وكتابة الوصف لجميع الوظائف فيها.
خطوات إعداد بطاقة الوصف الوظيفي
- دراسة وتحليل نظام العمل بالمنظمة وتحديد جميع العمليات الرئيسية والفرعية.
- تحديد أهداف كل عملية من العمليات الرئيسية والفرعية.
- تحديد المسؤولين عن تلك العمليات والمكلفين بأداء المهام والأنشطة ذات الصلة.
- إجراء مقابلة للعاملين في تلك الوظائف، لتحديد مهامهم ومسؤولياتهم وصلاحياتهم ومهارتهم وخبراتهم ومؤهلاتهم العلمية والعملية.
- صياغة جميع المؤهلات والخبرات والمهام والمسؤوليات والصلاحيات في مسودات أولية لكل وظيفة.
- مراجعة التشريعات القانونية والتنظيمية والمواصفات القياسية، وحصيلة الخبرات السابقة التي تحكم عمل المنظمة وتحديد إن كان هناك أي اشتراطات محددة لخبرات ومؤهلات أو تدريب يجب الحصول عليه لأداء الوظيفة.
- إجراء المقارنة بين المسودة الأولية لبطاقة الوصف الوظيفي، والدراسات التي تم إجراءها في البند السابق.
- مراجعة مخرجات المقارنة بواسطة الإدارة العليا بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية وجميع الإدارات الرئيسية، وإصدار النسخة النهائية من بطاقة الوصف الوظيفي واعتمادها.
وكإداري في إحدى المنظمات أو أخصائي إعادة الهيكلة والتطوير التنظيمي وتسعى إلى إتقان إعداد بطاقات الوصف الوظيفي ونماذج الجدارات للمنظمة بالشكل الذي يساعدها في تطوير الأداء الوظيفي لموظفيها، يمكنك الالتحاق في برنامج استشاري الهيكلة والتطوير التنظيمي المعتمد من معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي، وتم تصميم هذا البرنامج ليساعدك على اكتساب الخبرة والمعرفة التي تحاكي الواقع في إعداد بطاقات الوصف الوظيفي، ونماذج الجدارات لتصبح قادراً على تطبيقها بشكل عملي.
وللاطلاع أكثر على البرامج المميزة التي يقدمها معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي اضغط هنا.
المصادر:
- الدليل الكامل الوافي لأساليب اعداد الوصف الوظيفي
- أهمية الوصف الوظيفي Job Description
- Developing a Competency Model – The Basic Elements and Steps
- Difference Between Job Description and Job Specification
كاتب المقال : Israa Abo Edwan
