مكاتب إدارة المشاريع (PMO) وأهميتها
تسعى الشركات اليوم إلى مزيد من الكفاءة والرقابة الصارمة على مشاريعها، لذا لجأت إلى فتح مكاتب إدارة المشاريع (PMO) بأعداد متزايدة. في هذا المقال نتعرف على مكاتب إدارة المشاريع (PMO) وأهميتها، وما يفعله مكتب إدارة المشاريع، ومستوياته وعوامل نجاحه أو فشله، وكذلك الخطوات العملية لتأسيسه وإنشائه.
يضمن وجود مكاتب إدارة المشاريع أن مشاريع الشركة تتوافق مع أهدافها وتضيف قيمة. في الحقيقة يعمل المكتب كمستودع للمعلومات. على سبيل المثال، يمكن لمكاتب إدارة المشاريع تحديد أوجه التشابه بين المشاريع المنفذة والحالية وتوفير المعلومات اللازمة لذلك فهي تعمل على تسهيل سير العمل وتسريع الإنجاز.
ماذا نعني بمكاتب إدارة المشاريع؟
مكاتب إدارة المشاريع عبارة عن هيكل تنظيمي يمكن استخدامه لوضع معايير موحدة للمحافظ؛ البرامج؛ عمليات الحوكمة المتعلقة بالمشروع، وتسهيل مشاركة الموارد والمنهجيات والتقنيات.
ومن ناحية أخرى، يجب أن ينظر إلى مكتب إدارة المشاريع بأنه مقدم خدمة (Service Provider)، لذلك فهو يعمل على تلبية الاحتياجات الفعلية للعملاء، وأهم ما تنصح به المنظمة الابتعاد عن النماذج المعدة مسبقاً (Pre-established Model).
الموضوعات ذات الصلة: تكوين فريق مراجعة الاستراتيجية
أهمية مكاتب إدارة المشاريع
تجلب مكاتب إدارة المشاريع العديد من الفوائد، كما تعمل بمختلف مسمياتها ومستوياتها وحسب الخدمات المنوطة بها على تلبية احتياجات المنظمة، ومساعدتها على تحقيق أهدافها، كما تعمل على الاستغلال الأمثل لمواردها، وإدارة المخاطر التي تواجهها، إضافة إلى العمل على تعزيز نقاط القوة لديها، واستغلال الفرص الماثلة أمامها، ومعالجة نقاط الضعف والتهديدات التي قد تواجه المنظمة.
كما تساعد مكاتب إدارة المشاريع الإدارة العليا للمنظمة على وضع أهدافها الاستراتيجية، ثم بعد ذلك إنشاء المبادرات والمشاريع وإسهاماتها وذلك في الوصول للأهداف الاستراتيجية للمنظمة، إضافة إلى أنها تلعب دوراً رئيسياً في عملية اتخاذ القرارات.
الموضوعات ذات الصلة: مهارات المخطط الاستراتيجي في عصر الرقمنة
مستويات مكاتب إدارة المشاريع
هناك عدد من المستويات التي تعمل بها مكاتب إدارة المشاريع، كما أنه لا يوجد مستوى محدد يناسب جميع المنظمات وهي:
- مستوى المؤسسة (إدارة المحافظ)
- مستوى الإدارة (إدارة المحافظ وإدارة البرامج)
- مستوى وحدة الأعمال أو القسم (إدارة البرامج وإدارة المشاريع)
- مستوى المشروع (إدارة المشروع)
الموضوعات ذات الصلة: كيف تنشئ إدارة الموارد البشرية في 5 خطوات؟
عوامل النجاح
من عوامل نجاح مكتب إدارة المشاريع على سبيل المثال ما يلي:
- ثقافة المنظمة والترحيب بالتغيير.
- دعم الإدارة العليا.
- حوكمة قوية وتواصل فعال.
- المواءمة مع الأهداف الاستراتيجية وواقعيتها.
- درجة نضج المنظمة.
- المهارات الناعمة وكفاءة فريق العمل.
- أنظمة قوية لإدارة المشاريع.
- شفافية عالية وتوفير المعلومات وصلاحية المساهمة في اتخاذ القرارات.
الموضوعات ذات الصلة: 6 أخطاء يقع فيها أصحاب الشركات الصغيرة وحلولها
عوامل الفشل
من عوامل فشل مكتب إدارة المشاريع على سبيل المثال ما يلي:
- ثقافة المنظمة ومقاومة التغيير.
- غياب دعم الإدارة العليا.
- غياب الحوكمة وعدم فاعلية التواصل.
- عدم المواءمة مع الأهداف الاستراتيجية.
- تكاليف إنشاء وتشغيل مكتب إدارة المشروع واستعجال النتائج.
- المدة الزمنية واستعجال رؤية النتائج.
- الاعتماد على نماذج العمل والمنهجيات المعدة مسبقاً.
- عدم وضوح الأدوار والمسؤوليات، الخدمات ونطاق العمل المنوط بمكتب إدارة المشاريع.
الموضوعات ذات الصلة: 10 أمور احذرها عند نمو شركتك
من خدمات مكاتب إدارة المشاريع على سبيل المثال:
- تقديم المشورة للإدارة العليا في اتخاذ القرار.
- توفير منهجية إدارة المشروع.
- تقديم أنظمة وأدوات إدارة بيانات المشروع (PMIS).
- إدارة وتوزيع موارد المنظمة بين مشاريعها المختلفة.
- مراقبة وقياس أداء المشاريع والبرامج والمحافظ.
- إدارة نقل المعرفة والدروس المستفادة.
- إدارة التغيير.
- تعزيز إدارة المشاريع داخل المنظمة.
- دعم وتوجيه وإرشاد مدراء المشاريع.
- إدارة المشاريع والبرامج.
بعد التعرف على مفهوم وأهمية مكتب إدارة المشاريع، حان الوقت لإنشاء وتأسيس مكتب إدارة المشاريع الخاص بك عن طريق أربع خطوات بسيطة، كما نذكرها في السطور التالية.
خطوات إنشاء وتأسيس مكتب إدارة المشاريع
- تحديد الجهات والأطراف المعنية
- جمع البيانات وتحليلها
- تقييم الوضع الراهن
- تصميم مكتب إدارة المشروع
الموضوعات ذات الصلة: 10 أمور احذرها عند نمو شركتك
تقييم الوضع الراهن
على أية حال عند تقييم الوضع الراهن يتم دراسة وتقييم ثلاثة عوامل رئيسية في المنظمة وهي:
- الموارد البشرية والهيكل التنظيمي والأطراف المعنية – العمليات والإجراءات – الأدوات والتقنيات.
تصميم مكتب إدارة المشاريع
هذه النقاط الرئيسية اللازمة عند تصميم مكتب إدارة المشاريع:
- تحديد الخدمات.
- تحديد واعتماد الهيكل التنظيمي.
- تحديد واعتماد الأدوار والمسؤوليات.
- تطوير أو إنشاء الأدلة التشغيلية والنماذج.
- الأدوات والتقنيات مثل Power BI، ERP، PMIS، EPM.
- حوكمة جميع العمليات والعلاقات دخل المنظمة وتحديد مصادر المعلومات.
- تحديد مؤشرات قياس الأداء وتصميم لوحة البيانات.
ختاماً، إذا كنت متخصص في مجال التخطيط الاستراتيجي وإدارة الأداء، أو موظف في إحدى المناصب القيادية في شركة ما؛ ننصحك بحضور خبير مراجعة الاستراتيجية الذي يهـدف إلـى إعداد خبراء في عملية التخطيط الاستراتيجي، من خلال تزويد المشاركين بالمعـارف والمهـارات اللازمة للتحليل والتخطيط الاستراتيجي، والخبرات العملية في صياغة الخطة الاستراتيجية باستخدام بطاقة الأداء، كما يعتمد البرنامـج علـى بعض النمـاذج الواقعيـة للعديـد مـن المنظمـات المحلية والعالمية.
كما يمكنك الاطلاع على المزيد من الدورات والبرامج التدريبية المميزة المتاحة على موقع معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي.
المصدر: برامج تدريبية – معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي
كاتب المقال : Israa Abo Edwan