تقرير تقييم المشروعات الاستراتيجية
يعد تقرير تقييم المشروعات الاستراتيجية هاماً للغاية، وذلك لإجراء تقييم ختامي لإنجازات إحدى المشروعات الاستراتيجية، إضافة إلى معرفة مستوى أدائها الاستراتيجي، للعمل على دعم المشاريع التي قد تكون بحاجة إلى دعم بالموارد المناسبة لها.
وفي هذا السياق فإنه ليس بالضرورة أن تكون المشاريع الاستراتيجية مشاريع ضخمة، ولكن في الوقت نفسه لابد من أن تكون جميع مشاريعك الكبيرة مشاريع استراتيجية. فمن غير المجدي استهلاك الكثير من الوقت؛ المال؛ الموارد في إحدى هذه المشاريع، وذلك دون أن تصل في النهاية إلى تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.
ما هي المشروعات الاستراتيجية؟
بصورة عامة تعتبر المشروعات الاستراتيجية إحدى الوسائل التي تسهم في تعزيز كفاءة المنظمة، وكذلك خطتها الاستراتيجية ككل. وبمعنى آخر فهي عبارة عن المشروعات التي ترتبط ارتباطاً وثيقاً لخطة المنظمة الاستراتيجية. كما تعمل أيضاً في سبيل تحقيق الأهداف العامة التي تسعى المنظمة لتحقيقها.
الموضوعات ذات الصلة: مكاتب إدارة المشاريع (PMO) وأهميتها
كيفية كتابة تقرير تقييم المشروعات الاستراتيجية
في تقرير تقييم المشروعات الاستراتيجية الذي يعتبر أول شكل لتقرير أداء استراتيجي، وكذلك أول نموذج استرشادي يمكنك اتباعه. وفيه سنعمل على تقييم الأداء الاستراتيجي، وذلك بهدف كتابة التقرير عن هذا الأداء، في محاولة لاستكمال عملية المراجعة وتقييم الأداء. وكما هو موضح في الجدول أدناه، فإن النموذج ينقسم إلى قسمين وهما كما يلي:
1. البيانات الأساسية في تقرير المشروعات الاستراتيجية
في البداية سنقوم بكتابة البيانات الأساسية للتقرير الخاص بك أو نموذج التقييم، والذي يتكون من الهدف الاستراتيجي، بمعنى اسم الهدف الاستراتيجي الذي ستعمل على تحقيقه، ثم بعد ذلك سنقوم بكتابة اسم المبادرة المنبثقة من هذا الهدف، كما سنقوم بكتابة اسم المشروع الذي سنقيمه هنا.
وعلى سبيل المثال الهدف الاستراتيجي يحمل اسم زيادة معدل رضا العملاء فإنه سيتكون مثلاً من ثلاث مبادرات؛ المبادرة الأولى تحمل اسم تطوير خدمة العملاء. كما تضم مشروعين. المشروع الأول باسم التوسع في أعداد أفراد خدمة العملاء. مما يعني مشروع خاص بتطوير الأفراد والكفاءات والمهارات الخاصة بهم، كما أن هناك مشروع آخر خاص بتطوير اللوجستيات الخاصة بخدمة العملاء. وكذلك نكتب في البيانات الأساسية للتقرير اسم المسؤول عن هذا المشروع.
الموضوعات ذات الصلة: تكوين فريق مراجعة الاستراتيجية
2. البيانات التفصيلية للمشروعات الاستراتيجية
السؤال الذي يصاغ مبدئياً هنا هو مما يتكون المشروع؟ يتكون المشروع من مجموعة من الأنشطة التفصيلية أو الإجراءات الفرعية. على سبيل المثال سيتم التوسع في عدد العاملين في خدمة العملاء وكفاءاتهم ومهاراتهم. ومن هنا سنقوم بتقسيم هذا المشروع لعدد من الأنشطة.
ونتيجة لذلك سيتكون هذا المشروع الاستراتيجي من ثلاث أنشطة؛ النشاط الأول زيادة عدد العاملين. أما النشاط الثاني فهو تدريب العاملين؛ وأخيراً النشاط الثالث فهو قياس مخزون مهارات العاملين.
ثم بعد ذلك نبدأ بتفسير كل نشاط بما هو مستهدف منه، ونقوم بتحديد المنفذ ونسبة التنفيذ. وكذلك نسبة الانحراف عن التنفيذ، ثم أبدأ بكتابة أسباب الانحراف من وجهة نظر مصادر إعداد التقرير، ولا ننسى الإجراءات التي تم اتخاذها، إضافة إلى الجهة المسئولة عن هذه الإجراءات.
وآخر جزء في البيانات التفصيلية هو الإجمالي، والذي يتم حسابه عن طريق جمع الأنشطة المخططة، فنصل في النهاية إلى أن الإجمالي الذي كان مستهدف في تنفيذ المشروع كله 100%، والمنفذ منه متوسط الثلاث أنشطة على عددهم على سبيل المثال 75%، فتكون نسبة التنفيذ 75%، ونسبة الانحراف 25%. ثم أسباب الانحراف والإجراءات والجهة المسؤولة كم ذكرنا مسبقاً.
الموضوعات ذات الصلة: مهارات المخطط الاستراتيجي في عصر الرقمنة
3. الصعوبات التي واجهت تنفيذ المشروعات الاستراتيجية
في نهاية جدول تقرير تقييم المشروعات الاستراتيجية نقوم بكتابة الصعوبات التي واجهت عملية تنفيذ المشروع، وذلك كي يتم وضع آليات بعد ذلك للتعامل مع هذه الصعوبات.
إلى هنا تكون قد قمت بتقييم الأداء الاستراتيجي وكتبت عنه أول تقرير تفصيلي مبسط، وهو تقرير المشروعات الاستراتيجية، وستحتاج أن تقوم بكتابة مثل هذا النموذج بعدد المشروعات الموجودة. ثم تجمعهم في سلسلة من النماذج، لتصبح هذه الخطوة بداية إعدادك لتقارير الأداء الاستراتيجي.
الموضوعات ذات الصلة: عوامل نجاح نظم تقييم الأداء
أهمية كتابة تقرير تقييم المشروعات الاستراتيجية
تهدف تقارير تقييم المشروعات الاستراتيجية إلى معرفة مدى توافر أبعاد الأداء الاستراتيجي في المشاريع، وذلك بعد استخدام مؤشرات الأداء التي تساعدك في تقييم المشاريع، إضافة إلى تقييمها باستخدام بطاقة الأداء الاستراتيجي، والتي تخرج بجملة من التوصيات تساهم في تقييم هذه المشروعات ورفع أدائها.
للاطلاع على العديد من البرامج التدريبية المميزة المتاحة على موقعنا عبر الرابط التالي:
المصدر: برامج تدريبية – معهد مهارات التخطيط الاستراتيجي
كاتب المقال : Israa Abo Edwan